Полезная информация для руководителей проектов

На начальном этапе любого проекта есть ловушки, то, что мешает выполнить проект самым эффективным образом, и получить максимальные результаты.

Определение потенциальных ловушек

на начальном этапе проекта

    Из книги Стэнли  И.Портни «Управление проектами для «чайников»»

Можно считать, что проект успешно выполнен, если вы получили желаемые результаты в установленный срок и уложились в бюджет. Если же проект провален, значит, вы не выполнили оба этих условия.

 

Чтобы исключить провал проекта, избегайте следующих ситуаций:

  • Не привлечены все основные  лица, причастные к проекту (аудитория проекта).  Вы не определили людей, которые могли бы обеспечивать успех проекта, или не смогли своевременно привлечь их к работе.
  • Не ясны цели проекта. Нечетко сформулированы задачи, которые нужно выполнить для достижения целей вашего проекта.
  • Нечеткое распределение ролей и обязанностей участников проекта. Не установлено однозначно, кому что делать при совместном выполнении поставленных задач.
  • Неполное и неточное расписание работ и требуемых ресурсов.  Пропущены некоторые виды работ; неправильно определена их продолжительность; не учтена взаимозависимость отдельных работ; не определена необходимая для конкретной работы квалификация; не проработана система учета отработанного времени.
  • Не все ознакомлены с допущениями и предположениями, положенными в основу проекта. Свои предположения вы не довели до исполнителей, надеясь, что они и так все знают.
  • Ключевая информация проекта не изложена в письменном виде. Важная информация, как и достигнутые соглашения, распространяется устно и отсутствует в письменном виде.
  • Неточный и несвоевременный контроль за ходом выполняемых работ. Не ведется учет отработанного времени и расхода ресурсов, не регистрируются сроки начала и окончания работ, не проводится регулярное информирование коллектива проекта о ходе работ.
  • Люди не чувствуют ответственности за выполнение работ. Исполнители не поощряются за проделанную работу и не несут ответственности за невыполненные обязательства.
  • Не учитываются предполагаемые риски и непредвиденные ситуации. Нет анализа непредусмотренного развития событий, не разработан план решения возможных проблем, исполнители не имеют информации о возможных непредвиденных ситуациях.
  • Плохо налажены взаимоотношения членов команды.  Умышленно или нет, важная информация не распространяется среди членов команды или доходит до них слишком поздно.
  • Нет сильного лидера. Некому дать коллективу ясное видение проекта и побудить остальных к самоотдаче в достижении намеченных целей. В результате – снижение мотивации.
  • Непоследовательность высшего руководства в поддержке проекта. Назначенные руководители проектов не получают помощи в решении возникших проблем и разрешения споров, связанных с трудовыми и материальными ресурсами. Система и методы планирования и управления неэффективны.
  • Утрата коллективной ответственности за результаты проекта.  Участники не чувствуют личной ответственности за выполнение заложенных в плане коллективных обязательств.

 

Из всего изложенного следует, что для успешного выполнения задач проекта нужно эффективно работать с:

  • Людьми – командой проекта, заказчиком проекта, теми кто поддерживает проект или заинтересован в его выполнении;
  • Процессами – планирования, организации и управления работами, принятия решений и улаживания конфликтов;
  • Системами – источниками и процедурами обработки информации, влияющими на ход работ, распределение и контроль за используемыми ресурсами.

 

Для этого необходимо обеспечить:

  • наличие точной, своевременной и исчерпывающей информации – для планирования, контроля за выполнением работ и оценки их результатов;
  • ясную и единую систему трудового общения – открытый и регулярный обмен информацией со всеми задействованными людьми;
  • ответственность за результат – выполнение всеми  взятых на себя обязательств своевременно и в пределах установленного бюджета.

 

 

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ САМЫХ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ОШИБОК

                                                                                                                                                                                                                                           

 Жесткие сроки проекта могут побудить вас к спешке. Особенно если дело касается небольших неформальных проектов, вам может показаться , что все и так понятно и заниматься планированием и организацией не обязательно. Последствия такого решения могут быть весьма печальны.

 

ВНИМАНИЕ! Не поддавайтесь таким искушениям сократить путь к победе.

 

  • «Перепрыгнуть» от стадии замысла проекта к реализации

 

Предположим, у вас есть идея, и проект можно выполнить в кратчайший срок. Почему бы сразу не притупить к работе? Звучит заманчиво. Но, вы же еще не продумали какие виды работ требуется выполнить. Возможно, у вас есть  следующие отговорки:

  1. Мы же делали это не раз, зачем опять планировать?

 

Даже если аналогичные проекты уже выполнялись, условия данного могут отличаться. Возможно, вам придется работать с новыми людьми, использовать другое оборудование и т.п. Найдите время, чтобы удостовериться в соответствии плана новой ситуации.

 

  1. Все проекты такие разные как же можно что-то спланировать?

 

Это все равно, что отказываться от карты, путешествую по незнакомым местам. Новый проект тем более нуждается в планировании, если никто из участников не выполнял подобного раньше. И хотя ваш первоначальный план, вероятнее всего, будет пересмотрен в процессе выполнения, начинать без него не стоит.

 

  • Полностью пропустить начальную стадию.

 

Виной тому сжатые сроки. Люди не отдают себе отчета, что нужно четко определить свои обязанности и трудовые взаимоотношения, прежде чем непосредственно приступать к делу.

 

  • Сразу окунуться в дело, если вас подключили к проекту после начала работ.

 

План проекта уже разработан, какая необходимость возвращаться назад и пересматривать стадии замысла и разработки? Но сделать это нужно по двум причинам:

  1. чтобы проверить, не упущено ли что-либо важное;
  2. чтобы осмыслить план и решить для себя, выполним ли он.

 

  • Недовыполнить завершающую стадию проекта

 

Часто заканчивается один проект, вы сразу переходите к следующему. К этому побуждают ограниченные ресурсы и жесткие сроки, да и новый проект волнует больше, чем «сведение счетов» со старым. Если не найдете времени на подведение итогов, то так и не узнаете, насколько успешно были решены поставленные задачи и все ли остались довольны заказчики; не сможете извлечь в полной мере уроки из своих достижений и промахов. И в новом проекте труднее будет применить методы, определившие успех. Удачные решения канут в Лету, а допущенные ошибки будут повторяться.

 

Работу делай в срок и в рамках бюджета!

 Выдержки из книги Стэнли  И.Портни «Управление проектами для «чайников»»

Ключ к успеху проекта – активность. Не ждите, пока вам скажут, что делать, а делайте то, что считаете нужным и целесообразным.

  • Вы добываете информацию, потому что она вам необходима.
  • Вы управляете процессом, потому что знаете, как сделать это лучшим образом.
  • Вы привлекаете к проекту нужных, по вашему мнению людей.
  • Вы анализируете предполагаемые проблемы и риски проекта и ищите способы их преодоления.
  • Вы делитесь информацией с теми, кого считаете нужным проинформировать.
  • Всю информацию, касающуюся проекта, вы записываете.
  • Вы отвечаете за проект, и часть ответственности передали другим его участникам.

 

 

Дорогой руководитель, цени себя, свое время, свою жизнь и  своих людей,

ВСЕ В ТВОИХ РУКАХ!    Лилия Евсюкова

 

Вы можете оставить комментарий.

Оставить комментарий

Powered by WordPress. Icon made by Freepik from www.flaticon.com