На начальном этапе любого проекта есть ловушки, то, что мешает выполнить проект самым эффективным образом, и получить максимальные результаты.
Определение потенциальных ловушек
на начальном этапе проекта
Можно считать, что проект успешно выполнен, если вы получили желаемые результаты в установленный срок и уложились в бюджет. Если же проект провален, значит, вы не выполнили оба этих условия.
Чтобы исключить провал проекта, избегайте следующих ситуаций:
- Не привлечены все основные лица, причастные к проекту (аудитория проекта). Вы не определили людей, которые могли бы обеспечивать успех проекта, или не смогли своевременно привлечь их к работе.
- Не ясны цели проекта. Нечетко сформулированы задачи, которые нужно выполнить для достижения целей вашего проекта.
- Нечеткое распределение ролей и обязанностей участников проекта. Не установлено однозначно, кому что делать при совместном выполнении поставленных задач.
- Неполное и неточное расписание работ и требуемых ресурсов. Пропущены некоторые виды работ; неправильно определена их продолжительность; не учтена взаимозависимость отдельных работ; не определена необходимая для конкретной работы квалификация; не проработана система учета отработанного времени.
- Не все ознакомлены с допущениями и предположениями, положенными в основу проекта. Свои предположения вы не довели до исполнителей, надеясь, что они и так все знают.
- Ключевая информация проекта не изложена в письменном виде. Важная информация, как и достигнутые соглашения, распространяется устно и отсутствует в письменном виде.
- Неточный и несвоевременный контроль за ходом выполняемых работ. Не ведется учет отработанного времени и расхода ресурсов, не регистрируются сроки начала и окончания работ, не проводится регулярное информирование коллектива проекта о ходе работ.
- Люди не чувствуют ответственности за выполнение работ. Исполнители не поощряются за проделанную работу и не несут ответственности за невыполненные обязательства.
- Не учитываются предполагаемые риски и непредвиденные ситуации. Нет анализа непредусмотренного развития событий, не разработан план решения возможных проблем, исполнители не имеют информации о возможных непредвиденных ситуациях.
- Плохо налажены взаимоотношения членов команды. Умышленно или нет, важная информация не распространяется среди членов команды или доходит до них слишком поздно.
- Нет сильного лидера. Некому дать коллективу ясное видение проекта и побудить остальных к самоотдаче в достижении намеченных целей. В результате – снижение мотивации.
- Непоследовательность высшего руководства в поддержке проекта. Назначенные руководители проектов не получают помощи в решении возникших проблем и разрешения споров, связанных с трудовыми и материальными ресурсами. Система и методы планирования и управления неэффективны.
- Утрата коллективной ответственности за результаты проекта. Участники не чувствуют личной ответственности за выполнение заложенных в плане коллективных обязательств.
Из всего изложенного следует, что для успешного выполнения задач проекта нужно эффективно работать с:
- Людьми – командой проекта, заказчиком проекта, теми кто поддерживает проект или заинтересован в его выполнении;
- Процессами – планирования, организации и управления работами, принятия решений и улаживания конфликтов;
- Системами – источниками и процедурами обработки информации, влияющими на ход работ, распределение и контроль за используемыми ресурсами.
Для этого необходимо обеспечить:
- наличие точной, своевременной и исчерпывающей информации – для планирования, контроля за выполнением работ и оценки их результатов;
- ясную и единую систему трудового общения – открытый и регулярный обмен информацией со всеми задействованными людьми;
- ответственность за результат – выполнение всеми взятых на себя обязательств своевременно и в пределах установленного бюджета.
ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ САМЫХ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ОШИБОК
Жесткие сроки проекта могут побудить вас к спешке. Особенно если дело касается небольших неформальных проектов, вам может показаться , что все и так понятно и заниматься планированием и организацией не обязательно. Последствия такого решения могут быть весьма печальны.
ВНИМАНИЕ! Не поддавайтесь таким искушениям сократить путь к победе.
- «Перепрыгнуть» от стадии замысла проекта к реализации
Предположим, у вас есть идея, и проект можно выполнить в кратчайший срок. Почему бы сразу не притупить к работе? Звучит заманчиво. Но, вы же еще не продумали какие виды работ требуется выполнить. Возможно, у вас есть следующие отговорки:
- Мы же делали это не раз, зачем опять планировать?
Даже если аналогичные проекты уже выполнялись, условия данного могут отличаться. Возможно, вам придется работать с новыми людьми, использовать другое оборудование и т.п. Найдите время, чтобы удостовериться в соответствии плана новой ситуации.
- Все проекты такие разные как же можно что-то спланировать?
Это все равно, что отказываться от карты, путешествую по незнакомым местам. Новый проект тем более нуждается в планировании, если никто из участников не выполнял подобного раньше. И хотя ваш первоначальный план, вероятнее всего, будет пересмотрен в процессе выполнения, начинать без него не стоит.
- Полностью пропустить начальную стадию.
Виной тому сжатые сроки. Люди не отдают себе отчета, что нужно четко определить свои обязанности и трудовые взаимоотношения, прежде чем непосредственно приступать к делу.
- Сразу окунуться в дело, если вас подключили к проекту после начала работ.
План проекта уже разработан, какая необходимость возвращаться назад и пересматривать стадии замысла и разработки? Но сделать это нужно по двум причинам:
- чтобы проверить, не упущено ли что-либо важное;
- чтобы осмыслить план и решить для себя, выполним ли он.
- Недовыполнить завершающую стадию проекта
Часто заканчивается один проект, вы сразу переходите к следующему. К этому побуждают ограниченные ресурсы и жесткие сроки, да и новый проект волнует больше, чем «сведение счетов» со старым. Если не найдете времени на подведение итогов, то так и не узнаете, насколько успешно были решены поставленные задачи и все ли остались довольны заказчики; не сможете извлечь в полной мере уроки из своих достижений и промахов. И в новом проекте труднее будет применить методы, определившие успех. Удачные решения канут в Лету, а допущенные ошибки будут повторяться.
Работу делай в срок и в рамках бюджета!
Выдержки из книги Стэнли И.Портни «Управление проектами для «чайников»»
Ключ к успеху проекта – активность. Не ждите, пока вам скажут, что делать, а делайте то, что считаете нужным и целесообразным.
- Вы добываете информацию, потому что она вам необходима.
- Вы управляете процессом, потому что знаете, как сделать это лучшим образом.
- Вы привлекаете к проекту нужных, по вашему мнению людей.
- Вы анализируете предполагаемые проблемы и риски проекта и ищите способы их преодоления.
- Вы делитесь информацией с теми, кого считаете нужным проинформировать.
- Всю информацию, касающуюся проекта, вы записываете.
- Вы отвечаете за проект, и часть ответственности передали другим его участникам.
Дорогой руководитель, цени себя, свое время, свою жизнь и своих людей,
ВСЕ В ТВОИХ РУКАХ! Лилия Евсюкова
Опубликовано в 
